Thủ thuật Word hay ( phần 6)

Đăng bởi Admin | 30/4/13 | 0 nhận xét

76. Tôi nghe nói nhiều về đặc tính zoom, vậy nó có công dụng gì vậy?

Ngoài khả năng hiển thị tài liệu ở nhiều khung nhìn khác nhau, word còn cho phép phóng to / thu nhỏ nội dung tài liệu nhờ vào đặc tính zoom. Phóng to tài liệu giúp xem được những chi tiết nhỏ trong hình ảnh. Thu nhỏ tài liệu rất có ích khi cần hiển thị nhiều phần của tài liệu trên màn hình.

Việc phóng to thu nhỏ tài liệu được thực hiện thông qua menu View/Zoom.Khi sử dụng đặc tính zoom, phải định rõ tỉ lệ thu phóng cho nội dung tài liệu :ví dụ, kích thước thực tế là 100%.

Đặc tính zoom chỉ thay đổi cách xem tài liệu, chứ không ảnh hưởng đến cỡ chữ hoặc kích thước hình ảnh sẽ được in ra hay hiển thị trên Web.

77. Hình như Word cho phép đặt tên tập tin dài đến 255 kí tự thì phải ?

Đúng có thể  đặt tên tập tin dài tối đa 255 kí tự (kể cả kí tự trắng ) trong Word, nhưng không được dùng dấu gạch xiên và một và kí tự khác, vì Microsoft Windows sử dụngchúng để nhận diện vị trí tập tin. Nếu cố lưu tập tin, Word sẽ hiển thị thông điệp cho biết nó không thể định vị thư mục, chắc chắn đã dùng kí tự không thích_hợp trong tên tập tin.

Một lời khuyên là nên đặt tên tập tin gắn gọn, khoảng 8 kí tự là vừa.

78. Làm thế nào để Word nhận biết thư mục hiện hành ?

Thư mục hiện hành hiển thị trong hộp thoại Open hoặc Save As là thư mục  sau cùng được mở  tập tin từ đó hoặc lưu tập tin vào đó. Nếu vừa khởi động Word, thư mục  hiện hành là một địa điểm định sẵn,   chẳng hạn thư  mục Mydocument.

Nếu mở hoặc lưu hầu hết tài liệu trong cùng thư mục, có thể thay đổi địa điểm mặc định cho tài liệu, để Word luôn khởi động tại địa điểm này khi mở hoặc lưu tập tin. Muốn định lại địa điểm mặc định cho tài liệu  Word, dùng thanh menu Tools trên thanh menu của Word :

1. Nhấp chọn menu Tools/Options mở hộp thoại Options.
2. Chọn thẻ File Locations. Thẻ này chứa danh sách dạng thức tài liệu và địa điểm  mặc định hiển thị.
3. Chọn Documen từ danh sách File Type và nhấp nút Modffy.
4. Trong thoại Modffy Location chọn thư mục mong muốn ở hộp Look  in,  để tên thư mục này xuất hiện ở hộp Folder name.
5. Nhấp nút Ok.

Kiểm tra nhằm bảo đảm địa điểm thư mục hiển thị cho các Documen đã đúng.

Nhấp nút Ok đóng hộp thoại Options.

79.Word xử lý văn bản chèn như thế nào ?

Hộp thoại Insert File hoạt động giống như hộp thoại Open, nhưng nó không hỗ trợ nhiều dạng thức tập tin khác nhau.Word sẽ cố hết sức để định dạng văn bản hay dữ liệu được chèn vào tập tin.

Nếu chèn tập tin Word (.dos) vào tài liệu và văn bản trong tập tin được định dạng khác với văn bản trong tài liệu. Word sẽ chèn văn bản mà vẫn giữ  nguyên thông tin định dạng. Tuy nhiên Word không nhập bất kỳ stype nào gắn liền với văn bản chèn vào.

Nếu chèn tập tin mà Word không có bộ chuyển đổi dạng thức cho tập tin đó. Word cố mở tập tin hoặc hiển thị thông báo cho biết tập tin không mở được.

Để đỡ mất công định dạng lại hoặc tránh rắc rối, hãy sử dụng tài liệu Microsoft Office khi chèn tập tin.

Muốn bảo toàn dung lượng tập tin khi chèn lượng lớn dữ liệu từ tập tin khác, nên chèn liên kêt tập tin thay vì chèn chính tập tin. Để thực hiện đánh dấu chọn ô Link to File trong hộp thoại Insert File.

80. Ý tưởng tạo template:

Tạo và sử dụng Template cho đủ loại mục đích. Sau đây là ý đáng suy nghĩ :

Tạo template tài liệu công ty như template  Bank docume trên trang General rồi lưu style, phím tắt, macro vào để thực thi kiểu mẫu tài liệu chuẩn cho công ty. Đặt vào thư mục templates trên máy phục vụ mạng hay phân phát cho người khác trong công ty kèm theo chỉ dẫn về địa chỉ cất giữ trong thư mục Template trong đĩa cứng của họ.

Tạo templates fax hay thư cho cá nhân hoặc công ty thường xuyên gởi thư từ hay fax. Bạn đỡ phải gõ vì tên cá nhân hoặc công ty cùng với thông in liên hệ đều xuất hiện  trên mỗi tài liệu mới.

Tạo templates chứa style, phím tắt, menu hay thanh công cụ cho đủ loại dự án. Bằng cách tạo menu,  thanh công cụ và lệnh theo ý riêng, có thể lập môi trường Word tối ưu cho từng loại dự án.

Dùng templates để chuẩn hóa kiểu định dạng cho các tài liệu phức tạp như bản tin  hoặc sách.

Nếu thấy cứ phải gõ mãi một thông tin hay cứ hiệu chỉnh mãi một xác lập định dạng trong tài liệu,  hãy template để khỏi mất công thực hiện cho những tài liệu sau này.

81. Word đánh số tự động như thế nào?

Sau khi đã áp dụng định  dạng số cho danh sách, Word sẽ tự động theo dõi số đầu và số cuối trong  danh sách rồi điều chỉnh chúng cho phù hợp khi xóa hay sắp xếp lại văn bản.

Khi bắt đầu đánh số, Word gán số 1 cho khoản mục thứ nhất trong danh sách, số thứ hai cho khoản mục thứ hai và cứ thế tiếp tục (trừ phi chọn mở đầu bằng số khác).

Lúc xóa một khoản mục khỏi danh sách, Word sẽ định dạng lại danh sách và đánh số lại khoản mục. Chẳng hạn, nếu xóa đoạn số 3 khỏi danh sach 4 khoản mục, số 4 sẽ tự động đánh số lại thành 3. Khi di chuyển các đoạn trong danh sách, Word sẽ tự đánh số lại sao cho con số luôn kế tiếp nhau.

82.Tôi muốn tính dữ liệu từ bảng biểu khác. Làm thế nào bây giờ?

Trường hợp tài liệu có nhiề bảng biểu, có thể  chen công thức vào bảng biểu này để tính toán các giá trị từ bảng biểu  khác. Các bước thưc hiên :

Chọn bảng lưu giữ các giá tri được tính rồi đặt tên  bookmark.  Nhớ chọn toàn bảng biểu rồi mới chèn bookmark. 

Di chuyển đến ô muốn nhập công thức, kế đó nhấp chọn menu Table /Formula.

Lập công thức,  tham chiếu đến các ô trong bảng biểu khác theo tên bookmark. Ví dụ như bookmark là “Table2” và muốn tính tổng dãy ô từ cột B đến C, tham chiếu có dạng  :

AVERAGE(table2 B2:C5)

83. Có cách nào khống chế đối tượng đồ họa khi vẽ không ?

Bằng cách giữ shift khi vẽ đối tượng đồ  họa,  sẽ khống chế đối tượng theo một hình dạng hay góc độ cụ thể như sau :

Đường thẳng bị khống chế ở từng góc 15 độ. Ví dụ giữ shift để vẽ đường ngang và đường dọc một cách hoàn hảo

Hình chữ nhật bị khống chế thành hình vuông

Hình oval bị khống chế thành hình tròn hoàn hảo

Autoshapes bị khống chế thành các hình dạng ban đầu hiển thị trên các palette hay menu con autoshapes

84. Chỉ cho tôi cách thay đổi dạng thức với paste special đi

Những đối tượng vẽ trong word được lưu trữ theo dạng thức MS Office drawing object nhưng có thể chuyển chúng sang dạng thức JPEG, GIF, PNG, WINDOWSMETAFILE, hay dạng thức khác, thông qua lệnh paste special

Sao chép hoặc cắt đối tượng vào clipboard

1. Chọn paste special từ menu EDIT. Hộp thoại paste special xuất hiện và dạng thức hiện hành đang được chọn
2. Chọn dạng thức hình ảnh thay thế. Hộp Result ở dưới cùng sẽ giải thích ưu khuyết điểm của mỗi dạng thức
3. Nhấp OK

85. Có lần tôi muốn đưa hình ảnh vào tài liệu nhưng chẳng làm được vì hình ảnh lớn quá khổ của trang giấy. Có cách gì giải quyết được không ?

Nếu hình ảnh quá lớn so với khổ giấy, không cho phép in ra được toàn hình ảnh, hãy thu nhỏ nó lại bằng cách như sau :

1.      Chèn hình ảnh vào trang văn bản.

2.      Nhấp đúp hình ảnh để hiển thị hộp thoại Format Picture.

3.      Trong hộp thoại Format Picture, nhấp chọn thẻ Size.

4.      Thay đổi giá trị Height, Width trong mục Size and rotate, hoặc tỷ lệ trong mục Scale cho đến khi nào hình ảnh nằm trọn vào trang giấy.

5.      Nhấp OK.

86.Làm thế nào rã nhóm đối tượng Clip Art để sửa đổi theo ý riêng?

      Nhiều đối tượng Clip Art thật sự là tập hợp đối tượng thành viên được tổ chức chung trên cùng lớp thích hợp. Khi làm việc với đối tượng Clip Art không phải là đối tượng đồ họa nội tuyến, hãy rã nhóm đó để thay đổi hình dạng hay màu sắc của những thành phần khác nhau. Thực hiện như sau :

1.      Chèn hình ảnh vào trang văn bản.

2.      Nhấp nút biểu tượng Draw trên thanh công cụ Drawing. Trong hộp danh sách, nhấp chọn Ungroup. Nhiều Handle xuất hiện và khó nhận ra Handle nào thuộc phần nào.

3.      Phóng to tài liệu lên 200% so với kích cỡ gốc hay to hơn nữa. Đối tượng đồ họa trở nên lớn hơn, và Handle cách xa nhau hơn.

4.      Nhấn giữ phím Shift và nhấp chọn phần hình ảnh muốn hiệu chỉnh.

5.      Thay đổi màu bằng cách nhấp vào nút biểu tượng Fill trên thanh công cụ Drawing.

Đôi khi đối tượng đồ họa được nhóm trong nhiều lớp. Có nghĩa là mỗi lần rã nhóm, các phần của nó vẫn chứa nhóm đối tượng nhỏ hơn. Trong trường hợp này chỉ việc chọn nhóm nhỏ hơn và rã nhóm một lần nữa.

Bằng cách rã nhóm đối tượng đồ họa, có thể chỉnh sửa chúng cho nhiều mục tiêu sử dụng khác nhau.

87. Một số bí quyết khi tạo biểu đồ:

      Với quá nhiều loại biểu đồ và tùy chọn định dạng khả dụng trong Microsoft Graph, rất dễ mất thời gian chọn tới chọn lui mà cuối cùng lại thu được một biểu đồ không vừa ý. Biểu đồ trông rất đẹp mắt bên cạnh tài liệu, nhưnh hãy nhớ rằng mục tiêu của biểu đồ là chỉ ra mối quan hệ rõ ràng hơn cả trang bảng tính, bảng biểu hay văn bản. Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản :

Ä     Chọn đúng loại biểu đồ. Nều chưa nhận ra nét tương quan giữa dữ liệu cần biểu thị với biểu đồ, hãy chọn một biểu đồ khác. Chẳng hạn, muốn hiển thị nhiều vạch hơn thanh hay cột trong biểu đồ, hãy sử dung biểu đồ vạch để biểu diễn nhiều chuỗi dữ liệu khác nhau.

Ä     Hãy dùng từ ngữ ngắn gọn hay viết tắt trong trục X. Nhãn phân mục có khuynh hướng chạy nhập  vào nhau và trở nên khó đọc, đặc biệt khi biểu đồ biểu diễn các nhóm dữ liệu vượt trên bốn giai đoạn.

Ä     Sử dụng hai biểu đồ nếu một biểu đồ không đủ đáp ứng hoặc có thể gây nhầm lẫn. Không được kết hợp nhiều tập hợp dữ liệu với nhiều chuỗi dữ liệu trong một biểu đồ nhằm biểu diễn hai hay nhiều mối quan hệ chính yếu cùng một lúc.

Ä     Không được biểu diễn quá nhiều điểm dữ liệu. Cũng không nên lập biểu đồ cho những tập hợp giá trị có giá trị quá cách biệt nhau, chẳng hạn, hai nhóm trong dãy 5 chữ số và một nhóm khác trong dãy 3 chữ số. Nếu không, tỷ lệ trục Y sẽ quá lớn đến nỗi không thể nào phân biệt những đại lượng nhỏ hơn.

Ä     Tránh chất đống thông tin trên biểu đồ. Dữ liệu được biểu diễn là một điểm nhỏ, và thông tin làm người đọc không nhận rõ điểm đó. Nếu cần nhiều thông tin để giải thích biểu đồ, nên sử dụng loại biểu đồ khác vốn có khả năng trình bày dữ liệu hiệu quả hơn. Nếu buộc phải gán chú thích, hãy sử dụng AutoShape trong Word để tạo khung chú thích.

Ä     Không chọn quá nhiều điểm dữ liệu. Càng nhiều điểm dữ liệu, chúng càng gần nhau và càng khó đọc biểu đồ. Dĩ  nhiên, có quyền điều chỉnh kích cỡ biểu đồ để làm cho nó lớn hơn ở mọi thời điểm, thế nhưng, điều đó có thể làm hỏng cách bày trí của tài liệu.

Ä     Hãy cẩn thận với hiệu ứng 3-D. Chúng làm cho biểu đồ sống động hơn, nhưng đồng thời cũng làm cho biểu đồ trở nên khó đọc hơn. Nếu biểu đồ  3-D trông rối rắm, hãy dùng phiên bản 2-D.

Ä     Hãy thử in mọi biểu đồ kết quả. Những biểu đồ trông đẹp mắt trên màn hình rất có thể khó đọc trên giấy, đặc biệt khi in trên giấy trắng đen. Nếu máy in không in rõ các giá trị Grayscale, phải thay thế mẫu tô bằng màu tô.

88.Có thể minh họa một số ví dụ về gạch dưới từ không ?

      Word 97 cho chín tuỳ chọn gạch dưới. (Trong Word 95, có bốn chọn lựa, và trongWord 6, có ba tùy chọn.) Chỉ có tùy chọn gạch đơn dưới các từ và những khoảng trắng giữa các từ là có một nút trên thanh công cụ định dạng. Còn tất cả các kiểu gạch dưới đều khả dụng trên hộp thoại Font. Bảng sau đây liệt kê tên tùy chọn và ví dụ mẫu về tùy chọn gạch dưới.

      Tên tùy chọn gạch dưới                                                            Ví dụ mẫu

      Single (gạch đơn)                                                                      A Rose

      Words Only (Gạch dưới chỉ các từ (không gạch                      A Rose

      dưới khoảng trắng giữa các từ))

      Double (Gạch đôi(kép))                                                            A Rose

      Dotted (Gạch chấm chấm)                                                        A Rose

      Thick (Nét dầy)                                                                         A Rose

      Dash (Nét vạch)                                                                        A Rose

      Dot Dash (Gạch chấm và vạch)                                                A Rose

      Dot Dot Dash (Hai gạch chấm và vạch)                                   A Rose

      Wave (Gạch dạng sóng)                                                           A Rose

89. Một số phím tắt được sử dụng khi định dạng ký tự

Phím tắt	Tác dụng
Ctrl + B	Bật tắt chế độ in đậm
Ctrl + I	Bật tắt chế độ in nghiêng
Ctrl + U	Bật tắt chế độ gạch dưới liên tục (Gạch dưới tất cả khoảng trắng giữa các từ)
Ctrl + Shift + W	Bật tắt chế độ gạch dưới các từ (Không gạch dưới khoảng trắng giữa các từ)
Ctrl + Shift + D	Bật tắt chế độ gạch đôi dưới các từ (Không gạch dưới khoảng trắng giữa các từ)
Ctrl ++	Bật tắt chế độ chỉ số dưới (Subscript), ví dụ CO2.
Ctrl + Shift + =	Bật tắt chế độ chỉ số trên (superscript), ví dụ x3.
Ctrl + Shift + A	Bật tắt chế độ đổi thành chữ hoa.
Ctrl + Shift + K	Bật tắt chế độ đổi thành chữ hoa nhỏ
Ctrl + Shift + F	Kích hoạt hộp danh sách Font trên thanh công cụ Formatting, nơi bạn lựa tên phông. Khi thanh công cụ Formatting tắt, hãy nhấn Ctrl+Shift+F lần nữa để hiển thị hộp thoại Font
Ctrl + Shift + P	Kích hoạt hộp danh sách Font Size trên thanh công cụ Formatting, nơi bạn lựa kích cỡ phông. Khi thanh công cụ Formatting tắt, hãy nhấn Ctrl+Shift+F lần nữa để hiển thị hộp thoại Font
Ctrl + Shift + H	Chuyển đổi qua lại giữa chế độ che dấu (làm ẩn) văn bản.
Ctrl + >  (Ctrl + Shift +.  )	Gia tăng kích cỡ phông tới cỡ phông kế tiếp lớn hơn trênmáy in hiện hành.
Ctrl + < Ctrl + Shift +,  )	Giảm bớt kích cỡ phông tới cỡ phông kế tiếp nhỏ hơn có thể được trên máy in hiện hành.
Ctrl +]	Gia tăng kích cỡ phông lên 1 Point
Ctrl +[	Giảm kích cỡ phông xuống 1 Point
Shift + F3	Thay đổi kiểu các ký tự được chọn từ chữ thường sang các từ có chữ hoa đầu, từ chữ có chữ hoa đầu thành toàn bộ chữ in hoa, và từ chữ in hoa thành chữ thường.
Ctrl + Spacebar Ctrl + Shift + 7	Gỡ bỏ tất cả định dạng văn bản bổ sung, dạng thức văn bản sẽ được thiết lập chỉ theo Style paragraph.
Ctrl + Shift + Q	Chuyển đổi văn bản được chọn thành phông Symbol.
Ctrl + D	Hiển thị hộp thoại Font.

90. Trong một tài liệu nhiều trang, muốn di chuyển nhanh trở lại vị trí trước đó phải làm tn ?

      Giả sử di chuyển điểm chèn đến một vị trí khác của tài liệu rồi muốn quay điểm chèn về vị trí trước đó, hãy nhấn tổ hợp phím tắt Go Back (Shift + F5) để nhanh chóng quay về vị trí trước đó. Word nhớ ba vị trí sau chót nơi thực hiện thay đổi. Bằng cách nhấn lại phím tắt Go Back, có thể di chuyển điểm chèn giữa ba vị trí sau cùng và vị trí hiện hành. Nếu một trong những nơi đó nằm trong một tài liệu khác vẫn còn mở thìWord sẽ chuyển tới tài liệu đó.

91. Di chuyển bằng các phím di chuyển

      Bảng sau sẽ liệt kê các phím di chuyển và những hoạt động tương ứng của nó.

Phím	Hoạt động
ž	Di chuyển tới ký tự kế tiếp hoặc đến cuối vùng chọn.
	Di chuyển tới ký tự đứng trước hoặc đến nơi bắt đầu vùng chọn.
	Di chuyển xuống một dòng (cùng cột)
Ÿ	Di chuyển lên một dòng (cùng cột)
Home	Di chuyển tới đầu dòng.
End	Di chuyển tới cuối dòng.
Page Down	Di chuyển xuống một cửa sổ.
Page Up	Di chuyển lên một cửa sổ.
Ctrl + ž	Di chuyển tới từ kế tiếp/ cuối vùng chọn.
Ctrl + 	Di chuyển tới từ đứng trước hoăïc  nơi bắt đầu vùng chọn.
Ctrl + PageUp	Di chuyển tới Browse Object trước đó.
Ctrl + PageDown	Di chuyển tới Browse Object kế tiếp.
Ctrl + Ÿ	Di chuyển tới nơi bắt đầu Paragraph hiện hành rồi tới nơi bắt đầu của mỗi paragraph trước đó.
Ctrl +	Di chuyển tới nơi bắt đầu Paragraph kế tiếp.
Alt + Ctrl + PgUp	Di chuyển tới nơi bắt đầu của dòng hiển thị đầu tiên của cửa sổ.
Alt + Ctrl + PgDn	Di chuyển tới nơi cuối cùng của dòng hiển thị cuối cùng của cửa sổ.
Alt + Ÿ	Di chuyển tới khung/ đối tượng trước đó.
Alt +	Di chuyển tới khung/ đối tượng kế tiếp.
Ctrl + Home	Di chuyển tới nơi bắt đầu của tài liệu.
Ctrl + End	Di chuyển tới điểm cuối tài liệu.

92. Thao tác nhấp chuột:

Thao tác	Dùng để
Nhấp	Định vị điểm chèn hoặc chọn một hình ảnh hoặc đối tượng.
Nhấp đúp	Chọn một từ.
Nhấp ba	Chọn toàn bộ paragraph.
Nhấn-giữ phím Ctrl, nhấp vị trí bất kỳ trong câu	Chọn toàn bộ câu.

Cũng có thể sử dụng các cú nhấp chuột và phím Shift để chọn bất kỳ khối văn bản nào bằng cách :

1.                  Nhấp chuột tại nơi bắt đầu khối văn bản muốn chọn.

2.                  Nhấn-giữ phím Shift.

3.                  Nhấp cuối khối văn bản.

93. Có cách nào truy tìm các từ trọn vẹn và các từ có phân biệt chữ thường chữ hoa ?

      Một số từ dài chứa trong chúng những từ ngắn gọn. Ví dụ : an  nằm ở giữa từ  thanh, ngang. Một số từ có thể là tên màu sắc (ví dụ : thiên thanh ), và trong những trường hợp khác, chúng là tên riêng của người (ví dụ: Thiên Thanh). Hoặc chúng có thể là từ bắt đầu một câu. Trong hai trường hợp sau, từ được viết hoa. Khi chỉ muốn truy tìm các từ ngắn (không là một bộ phận của từ dài hơn), nghĩa là muốn chỉ thị Word tìm các từ trọn vẹn. Cũng vậy, nếu muốn truy tìm các từ có sắp xếp đặt biệt giữa chữ thường và chứ hoa, nghĩa là muốn chỉ thị Word tìm từ có phân biệt chữ thường và chữ hoa một cách chính xác. Nếu không muốn chỉ thị Word làm điều này, Word sẽ tìm tất cả từ phù hợp bất kể chúng là chữ thường hay chữ hoa.

Cũng có thể truy tìm các từ trọn vẹn và từ có phân biệt chữ thường và chữ hoa nhằm mục đích thay thế.

Để chỉ thị Word truy tìm các từ trọn vẹn và từ có phân biệt chữ thường và chữ hoa, hãy thực hiện các bước sau:

1.      Chọn menu Edit / Find. Hộp thoại Find hiển thị.

2.      Gõ từ muốn truy tìm vào hộp Find What.

3.      Nhấp tiếp nút More.

Đánh dấu chọn ô Match case để việc truy tìm có phân biệt chữ thường và chữ hoa. Xoá chọn ô này để truy tìm tất cả từ phù hợp bất kể chúng là chữ thường hay hoa.

Đánh dấu chọn ô File whole words only để chỉ truy tìm các từ chọn vẹn. Xóa chọn ô này để truy tìm tất cả từ nằm bên trong các từ dài hơn.

94. Di chuyển và sao chép hình ảnh:

Có thể di chuyển hoặc sao chép một hình ảnh đã vẽ bằng cách sử dụng chuột.

- Để di chuyển một hình ảnh, nhấp hình ảnh để chọn nó, rồi kéo hình ảnh đến vị trí mới.

- Để sao chép một hình ảnh, nhấp hình ảnh để chọn, rồi nhấn-giữ phím Ctrl trong khi kéo bản sao của  hình ảnh tới vị trí mới. Bản gốc vẫn giữ lại trong vị trí nguyên thuỷ của nó, và bản sao được đặt ở vị trí mới.

95.thiết lập tiêu đề đầu trang/cuối trang (Header và Footer) của trang chẵn và trang lẻ?

Thực hiện tạo tiêu đề đầu trang/cuối trang cho các trang chẵn và lẻ như sau:

- Nhấp chọn menu View / Header and Footer.

- Hộp thoại Header and Footer xuất hiện cùng khung Header. Điểm chèn nằm trong khung Header.

- Nếu muốn tạo tiêu đề trang chẵn / lẻ khác nhau, nhấp vào biểu tượng & trên thanh công cụ này. Hộp thoại Page setup xuất hiện.

- Trong hộp thoại này, chọn thẻ Layout. Ơû mục Headers and Footers, đánh dấu chọn ô Different odd and even.

- Khung Header sẽ thay đổi Odd Page Header (Tiêu đề trang lẻ). Gõ tiêu đề đầu trang vào trang này.

- Nhấp vào nút biểu tượng trên hộp thoại Header and Footer.

- Khung Header sẽ thay đổi thành Even Page Header (Tiêu đề trang chẵn). Gõ tiêu đề đầu trang vào trang này.

- Nhấp Close đóng hộp thoại Header and Footer.

Kiểm tra lại trên màn hình Print Preview xem có phải tiêu đề đầu trang/cuối trang có trang chẵn/ lẻ khác nhau hay không.

96. Tôi nghe nói có cách di chuyển và sao chép nôi dung bằng các phím đặc biệt?

Word có các phím đặc biệt dùng để di chuyển và sao chép từ vào vị trí mới mà không phải dùng Clipboard. Đó là phím Move (F2) và phím tắt Copy (Shift + F2).

Để di chuyển nhóm từ hãy làm như sau:

- Chọn nhóm từ muốn di chuyển.

- Nhấp phím F2, câu hỏi “Move to where?” xuất hiện trên thanh trạng thái.

- Đặt điểm chèn vào vị trí mới bằng chuột hay bằng bàn phím.

- Nhấn Enter để di chuyển tới vị trí mới, hoặc nhấn Escape thay cho phím Enter để huỷ việc di chuyển.

Các bước cho phím tắt Copy (Shift + F2) cũng tương tự như trên. Để sao chép các từ, hãy làm như sau:

- Chọn nhóm từ muốn sao chép.

- Nhấn Shift + F2, câu hỏi “Copy to where?” được hiển thị trên thanh trạng thái.

- Đặt điểm chèn vào vị trí mới bằng chuột hay bằng bàn phím.

- Nhấn Enter để sao chép vùng chọn tới vị trí mới, hoặc nhấn Escape thay thế Enter để huỷ bỏ việc sao chép.

97. tài liệu có vài trang bị sai lỗi chính tả. Vậy làm sao để in lại những trang này?

Nhấp chọn menu File / Print.

       *In trang hiện hành:

- Word hiểu trang có chứa điểm chèn là trang hiện hành.

- Để in trang hiện hành, hãy nhấp tuỳ chọn Current Page ở mục Page range.

       *In các trang riêng lẻ:

- Để in các trang riêng lẻ(hoặc không liên tục), hãy gõ các số trang cách nhau bằng dấu phẩy, trong hộp Page ở mục Page range – ví dụ: 1,4,7,9.  Khi bắt đầu gõ, tùy chọn tự động được chọn.

- Có thể kết hợp việc gõ các trang liên tục và các trang riêng lẻ: ví dụ: có thể gõ 3,4,8-10,13-15,18.

        *In từ trang này qua trang khác:

- Có thể in một nhóm các trang liên tục, bắt đầu và kết thúc ở bất kì trang nào. Để làm việc này, gõ trong hộp Page số trang thứ nhất, một dấu gạch ngang, và trang cuối cùng – chẳng hạn, 2-9.

- Nếu tài liệu chứa các section mà bạn muốn in một dãy các trang, hãy gộp vào những số section. Đối với những tài liệu có phân ra các section, gõ p, số trang s, và số section – ví dụ, gõ p4s2 để in bốn trang của section 2. Bạn có thể gõ số trang và section kết hợp như một phần của dãy trang giống như các trang riêng lẻ ở mục trên – ví dụ:3, p4s2-p5s3, 10-29, 69.

        *In các trang lẻ hoặc chẵn:

- Để in chỉ những trang đánh số lẻ của một tài liệu, hãy chọn Odd pages trong danh sách thả xuống Print gần góc phải của hộp thoại Print. Để in chỉ những trang đánh số chẵn trong một tài liệu, hãy chọn Even pages trong danh sách này.

- Tuỳ chọn chuẩn là in tất cả các trang lẻ hoặc trang chẵn. Bạn cũng có thể chọn chỉ trang lẻ hoặc trang chẵn trong phạm vi một dãy trang nhất định. Chẳng hạn, nếu bạn gõ vào một dãy trang 10-20 và chọn Even pages thì Word in các trang 10,12,14,16,18 và 20.

In một vùng chọn trong tài liệu:

Ta in một vùng chọn trong tài liệu bằng cách:

a)      Chọn vùng trong tài liệu muốn in.

b)      Chọn menu File / Print.

c)      Nhấp tuỳ chọn Selection ở mục Page range.

d)     Nhấp OK.

Khi in một vùng chọn, Word không in tiêu đề đầu trang / cuối trang (header and footer). Cũng giống như vậy, việc in bắt đầu tại đỉnh của trang giấy chứ không phải ở nơi văn bản được đặt trên trang trong tài liệu.

98.Cách biến đổi một hộp nhập thành khung.

Nếu đã sử dụng một phiên bản trước đó của Word, có lẽ bạn quen thuộc với các khung. Có thể biến đổi một Text box thành một khung nếu thích khung hơn. Lưu ý rằng không thể chèn trực tiếp một khung trong Word 97. Để chèn khung, phải chèn Text box, rồi biến đổi nó thành khung. Cũng vậy, text box muốn biến đổi không thể liên kết với Text box khác.

Để biến đổi một Text box thành khung (frame), hãy làm theo các bước sau:

a)      Nhấp Text box.

b)      Nhấp chọn menu Format / Text box mở hộp thoại Format Text Box rồi chọn thẻ Text Box.

c)      Nhấp nút Convert To Frame.

d)     Một hộp thông báo xuất hiện.

e)      Nhấp mút OK.

Khi biến đổi Text Box thành khung, Word sẽ thay đổi các khung viền và bóng đổ, nếu cần, thành một trong 16 màu cơ bản. Bất kỳ hiệu ứng khung viền đặc biệt nào cũng được đổi thành phẳng. Bạn không thể sử dụng thành công cụ Drawing để bổ xung các hiệu ứng đặc biệt vào khung. Text Box cho phép sử dụng nhiều tuỳ chọn định dạng hơn khung. Cũng vậy, Text box tránh được các kiểu cách mà người dùng khung lĩnh hội được và thành thạo nhưng không thích.

                                                                                                             Thu thuat vi tinh
Ghi rõ nguồn Thu thuat vi tinh (dưới dạng liên kết) khi phát hành lại bài viết này.