Thủ thuật Word hay ( phần 2)

Đăng bởi Admin | 30/4/13 | 0 nhận xét

16.Có thể giấu bớt các thanh công cụ cho màn hình văn bản lớn hơn một chút  được không?

      Nhấp chọn menu View -> Toolbars. Thanh công cụ nào có đánh dấu chọn bên cạnh nghĩa là thanh công cụ ấy đang hiển thị trên màn hình.Muốn giấu chúng đi, nhấp vào ô chọn ấy.

17. Khác biệt giữa PARAGRAPH STYLE và CHARACTER  STYLE là gì?

      Style có chức năng định dạng cho văn bản. Khi sử dụng một Style cho đoạn văn bản, tất cả định dạng có trong Style cũng sẽ được áp dụng cho đoạn văn bản đó.

      PARAGRAPH STYLE  ảnh hưởng đến toàn bộ đoạn văn bản, chứ không phải chỉ một phần văn bản trong đoạn ấy.

      Sử dụng Paragraph Style để áp dụng cho những định dạng như:

·      Khoảng cách hàng.

·      Lề biên.

·      Khung, đường viền và bóng mờ.

      Ngoài ra còn có thể áp dụng các định dạng ký tự với Paragraph Style như:

·    Kích cỡ phông chữ.

·    Kiểu chữ.

      CHARACTER STYLE chỉ ảnh hưởng đến các ký tự riêng biệt hay nhóm văn bản xác định và áp dụng các loại định dạng như là kích cỡ phông chữ, kiểu chữ.

      Thí dụ,  dùng CHARACTER STYLE có tên là Defined để in nghiêng các từ chỉ một loại mặt hàng nào đó. Nếu sau đó, muốn thay đổi hình dạng của các từ này, có thể thay đổi định dạng đã gán cho Character Style tên Defined

      Khi thay đổi định dạng của một Style, tất cả đoạn văn bản đang áp dụng Style này cũng tự động thay đổi theo các định dạng mới của Style.

18. Vì sao Word thông báo rằng không thể mở tập tin TEMPLATE có sẵn NORMAL.DOT?

      Cho dù không chọn khuôn mẫu (template) cụ thể nào khi tạo văn bản mới, Wordcũng tự động chọn khuôn mẫu Normal(được lưu trữ trên đĩa dưới dạng tập tin NORMAL.DOT). Khuôn mẫu Normal chứa những xác lập và chức năng sử dụng trong tất cả tài liệu. Tuy nhiên khi gặp khó khăn khi mở tập tin template, đương nhiên Wordphải “la làng”.

      Tập tin NORMAL.DOT chắc đã bị sứt mẻ ! Nếu trường hợp này xảy ra, cách giải quyết tốt nhất là xóa tập tin NORMAL.DOT này đi. Khi khởi động, nếu không tin thấy tập tin nào mang tên NORMAL.DOT, Word sẽ tự động tạo ra tập tin NORMAL.DOT chứa những xác lập mặc định nguyên thủy(do nhà sản xuất quy định).

      Muốn xóa tập tin NORMAL.DOT, thực hiện như sau:

             Nhấp nút phải chuột vào Start trên thanh Taskbar của màn hình Windows. Menu tắt hiển thị, chọn Explore mở hộp thoại Exploring

             Thông thường tập tin NORMAL.DOT nằm ở thư mục C:\Program Files \Microsoft Office\Template, chọn tập tin này rồi nhấn phím Delete.

             Đóng hộp thoại này lại và khởi động lại Word.

19. Có thể sao chép Style từ tập tin này sang tập tin khác được không ?

      Sử dụng hộp thoại Style để thực hiện việc sao chép Style từ tập tin này sang tập tin khác. Các bước thực hiện như  sau:

1.      Chọn menu Format -> Style hiển thị hộp thoại Style.

2.      Nhấp tiếp nút Organizer.

             Trong hộp thoại Organizer có các thẻ : Styles, Autotext, Toolbars và Macro Project Items. Muốn làm việc với nội dung nào chọn thẻ tương ứng. Hộp thoại Organizer cho phép sao chép(Copy), xóa(Delete) và đổi tên(Rename)  của Style.

      Chẳng hạn, cần sao chép một Style từ tập tin này sang tập tin khác, thực hiện như sau:

1.      Trong hộp thoại Organizer, chọn thẻ Styles.

2.      Hộp thoại Organizer hiện ra hai hộp danh sách, thể hiện các Style có trong tập tin hiện hành (hộp danh sách bên trái). Nếu dấy đúng là hai tập tin cần sao chép Style thì hãy chuyển sang bước 4.

3.      Nếu hai (hoặc một trong hai)  tập tin được thể hiện không phải là tâp tin cần dùng, hãy nhấp vào nút Close File bên dưới mỗi hộp danh sách. Lúc này nút Open File hiển thị, nhấp vào nút Open File mở hộp thoại Open, chọn tập tin template cần dùng. Trên ô bên trái cũng như bên phải sẽ hiện lên các Style trong tập tin được chọn.

4.      Chọn các Style trên hộp danh sách bên trái rồi nhấp vào Copy. Word sẽ sao chép nó vào tập tin ở bên phải.

5.      Sau khi sao chép hết những Style cần thiết, nhấp vào Close để đóng hộp thoại Organizer.

      Trong quá trình sao chép, nếu có Style nào trùng tên, Word sẽ đưa ra thông báo.

      Nếu muốn chép chồng thì nhấp nút Yes, còn nhấp nút Cancel sẽ hủy bỏ việc sao chép này.

20. Có cách nào để giảm bớt kích thước tập tin có chứa ảnh không ?

      Để giảm kích thước tập tin, thay vì chèn hình vẽ “nằm chình ình” lên tài liệu, chỉ nên kết nối(link) nó thôi. “Kết nối” hình ảnh nghĩa là hình ảnh vẫn được ghi trong tập tin riêng biệt (không ở trong tập tin tài liệu của Word), được Word đọc, thể hiện trên màn hình khi mở tài liệu và cũng được in ra với văn bản một cách bình thường. Điều này còn có cái lợi là: khi tập tin hình ảnh thay đổi (do sử dụng chương trình đồ họa nào đó để sửa chữa hình ảnh), hình ảnh hiện lên trong tài liệu của Word dĩ nhiên sẽ được cập nhật phản ánh nhưng thay đổi đã thực hiện trên hình ảnh.

      Để kết nối tài liệu với tập tin hình ảnh, theo các bước sau đây:

1.      Xóa những hình ảnh đã chèn vào tài liệu bằng cách chọn từng hình một rồi nhấn phím Delete.

2.      Di chuyển điểm chèn về nơi muốn chèn hình ảnh.

3.      Chọn menu Insert -> Picture -> Form File. Hộp thoại Insert Picture xuất hiện.

4.      Chọn tập tin hình ảnh trong hộp danh sách File name.

5.      Đánh dấu chọn ô Link to File, đồng thời xáo chọn ô Save Picture in Document.

6.      Nhấp OK trở về cửa sổ tài liệu.

7.      Lập lại các bước như trên cho từng hình ảnh trong tài liệu.

      Việc dùng kết nối như vậy sẽ giảm đáng kể kích thước tập tin tài liệu vì mọi hình ảnh giờ đây đều là nhưng tập tin riêng biệt. Trong tập tin tài liệu chỉ có những thông tin về sự kết nối mà thôi (đây là những dòng lệnh đặc biệt chỉ về các tập tin hình ảnh). Dựa trên thông tin như vậy, khi mở tập tin tài liệu, word sẽ đọc những tập tin hình ảnh cần thiết và thể hiện hình ảnh trên màn hình.

21. Tôi có thể tạo thư mục mới trên đĩa để ghi tập tin vào đó mà không cần thoát khỏi Word ?

      Được chứ, Word cho phép tạo thư mục mới trên đĩa để lưu tập tin mà không cần thoát khỏi Word.

      Thực hiện như sau:

1.      Nhấp chọn menu File -> Save As. Hộp thoại Save as xuất hiện.

2.      Trong hộp thoại này, nhấp vào nút Create New Folder. Hộp thoại New Folder xuất hiện,  cho phép đặt tên cho thư mục mới, và sẽ lưu tập tin hiện hành vào thư mục mới này.

22. Tôi quên mất mã số rồi. Có cách nào hủy bỏ mật mã ?

      Không được rồi ! Muốn hủy bỏ mật mã, cũng phải có mật mã chứ !      

23. Tôi muốn khai báo mật mã ! Được dùng bao nhiêu ký tự trong mật mã và đó là nhưng ký tự nào?

      Một mật mã có thể dài tối đa 15 ký tự, có thể chứa chữ, số, khoảng trống và các

ký hiệu. Khi nhập mật mã, Word hiển thị dấu * mỗi khi gõ một ký tự.

24. Làm sao thay đổi mật mã dùng cho tài liệu ?

      Bạn có thể khai báo mật mã mới bằng cách theo các bước sau:

1.      Mở tài liệu đã được bảo vệ bằng mật mã. Dĩ nhiên, phải biết mật mã cũ mới mở tài liệu được.

2.      Chọn menu File -> Save as. Hộp thoại Save as xuất hiện.

3.      Nhấp chọn Options … mở hộp thoại Save.

4.      Xóa các dấu sao * biểu thị mật mã hiện có trong ô Password to Open

5.      Gõ mật mã mới vào ô Password to modify.

6.      Nhấp OK.

7.      Nhấp ok trong hộp thoại Save As để ghi tập tin tài liệu lên đĩa với mật mã mới.

25. Muốn xóa mật mã tập tin thì phải làm sao ?

      Để xóa bỏ mật mã, dĩ nhiên phải biết mật mã, và thực hiện như sau:

1.      Mở tập tin có mật mã muốn xóa bỏ, phải gõ mật mã mới mở tập tin được.

2.      Nhấp chọn menu File -> Save As hiển thị hộp thoại Save As.

3.      Nhấp nút Options … Hộp thoại Save xuất hiện.

4.      Xóa các dấu sao * trong ô Password to open.

5.      Nhấp OK ở tất cả các hộp thoại.

26. Việc thay đổi kết nối trong Word như thế nào?

Thực hiện như sau;

1.      Chọn menu Edit -> Links hiển thị hộp thoại Links, liệt kê tất cả các đường dây kết nối trên hộp thoại danh sách Source File.

2.      Chọn kết nối muốn thay đổi hay cập nhật trong hộp danh sách Source File.

3.      Chọn những khả năng khai báo : Đách dấu chọn nút Automatic hoặc Manual tuỳ theo muốn Word tự động cập nhật dữ liệu (khi tập tin được kết nối có thay đổi) hay đợi lệnh. Để đề phòng trường hợp dữ liệu bị thay đổi do vô ý thức, có thể khóa luôn khả năng cập nhật dữ liệu bằng cách chọn ô Locked. Khi nào cần cập nhật dữ liệu bình thường, xóa chọn ô Locked.

4.      Muốn bẻ gãy (break) một kết nối, nhấp vào nút Break Link.

5.      Nhấp nút Yes. Kết nối đã gãy rồi thì không thể khôi phục. Dữ liệu thể hiện trong tài liệu không còn liên quan gì với tập tin được kết nối lúc trước.

6.      Trường hợp muốn mở tập tin được kết nối ra sửa chữa, nhấp nút Open Source. Lúc này trở về tập tin nguồn cung cấp.

7.      Để thay đổi tập tin được kết nối (hoặc chỉ thay đổi sự tham khảo từ phần này đến phần khác trong chính tập tin ấy),  chọn Change Source và chọn tiếp tập tin khác.

8.      Quyết định cập nhật dữ liệu ngay lập tức bằng cách nhấp nút Update Now. Nếu tập tin được nối kết có thay đổi, sẽ thấy ngay thay đổi đó trong tài liệu đang soạn thảo.

9.      Sau khi thay đổi xong, nhấp OK để trở về với tài liệu đang soạn thảo

27. Làm sao dùng Word để ghi tập tin dưới dạng văn bản ASCII ?

      Muốn đưa tài liệu sang dùng trong những chương trình khác (chạy dưới Windowshoặc không) hoặc loại máy khác. Tập tin ASCII chỉ chứa những ký tự  được nêu trong bảng mã ASCII (chứ không có những ký tự định dạng hoặc điều khiển như khai báo in đậm, in nghiêng… như trong tài liệu của Word).Văn bản ASCII thường được gọi là văn bản thuần túy.

      Để ghi tài liệu Word theo hình thức ASCII, thực hiện như sau:

1.      Tạo tài liệu bình thường.

2.      Nhấp chọn menu File -> Save As. Hộp thoại Save As xuất hiện.

3.      Trong hộp danh sách Save as type, chọn mục MS-DOS Text hoặc Text Only.

4.      Nhấp Ok.

28. Làm sao dể ghi tài liệu của Word theo các dạng thức tập tin khác ?

      Sau khi soạn thảo văn bản Word, muốn lưu trữ ở dạng thức nào đó, thực hiện như sau:

1.      Nhấp chọn menu File -> Save As. Hộp thoại Save As xuất hiện.

2.      Chọn dạng thức tập tin tùy ý trong hộp danh sách Save as type.

3.      Gõ tên tập tin ở ô File name.

4.      Nhấp OK.

29. Có thể chỉ kiểm tra ngữ pháp mà không cần kiểm tra chính tả không ?

      Được chứ ! Thao tác như sau:

1.      Nhấp chọn menu Tools -> Options, rồi chọn thẻ Spelling & Grammar.

2.      Xóa chọn ô Check grammar with spelling, rồi nhấp OK.

30. Có những phím nào giúp di chuyển nhanh trong phạm vi một bảng không ?

      có thể dùng các tổ hợp phím dành riêng cho việc thao tác trên bảng như sau :

                                   

Hàng động	Phím hoặc tổ hợp phím tắt
Chuyển sang ô tiếp theo Chuyển về ô trước đó Chuyển về đầu ô Chuyển về cuối ô Chuyển đến ô đầu tiên của hàng Chuyển đến ô cuối cùng của hàng Chuyển đến ô đầu tiên của cột Chuyển đến ô cuối cùng của cột	Tab Shift + Tab Home End Alt + Home Alt + End Alt + PgUp Alt + PgDn

                                                                                                             Thu thuat vi tinh

Ghi rõ nguồn Thu thuat vi tinh (dưới dạng liên kết) khi phát hành lại bài viết này.