Thủ thuật Word hay ( phần 1)

Đăng bởi Admin | 30/4/13 | 0 nhận xét

1.Tôi muốn thiết lập một phông chữ làm phông chữ mặc định cho tất cả các tập tin.      

Để thiết lập lại phông chữ mặc định đã sử dụng, cần thực hiên như sau:

1. Nhấp chọn menu Format -> Font.
2. Trong hộp thoại Font,  chọn thẻ Font.Trong thẻ này, định dạng Font,  kích cỡ và kiểu chữ bằng cách sử dụng các khung Font, Font style và Size
3. Nhấp vào nút Default…Một hộp thoại khác xuất hiện.
4. Chọn Yes để sử dụng định dạng vừa thiết lập

2.Tự động lưu giữ dữ liệu khi đang làm việc:

1.      Nhấp chọn menu Tool -> Options hiển thị hộp thoại Options

2.      Chọn thẻ Save.

3.      Đánh dấu chọn ô Save AutoRecover info every… minutes, rồi gõ vào khung Minutes khoang thời gian muốn lưu trữ tự động.

4.      Nhấp OK.

Có thể ấn định khoảng thời gian cho mỗi lần lưu trữ tự động từ 1 đến 120 p

3. Chọn nhanh một từ, một câu và một đoạn trong văn bản bằng chuột :

            Có nhiều cách, xin hướng dẫn cách chọn bằng chuột:

- Chọn một từ bằng cách nhấp đúp con trỏ chuột lên từ muốn chọn.

- Chọn một câu bằng cách nhấn giữ Ctrl và nhấp trỏ chuột tại một vị trí bất kỳ trong câu muốn chọn.

- Chọn một đoạn bằng cách nhấp nhanh ba lần liên tiếp tại vị trí bất kỳ của đoạn muốn chọn.

4.Gán phím tắt cho các Symbol(ký tự đặc biệt) :            

1.      Nhấp chọn menu Insert -> Symbol để hiển thị hộp thoại Symbol.

2.      Chọn Simbol muốn gán phím tắt.

3.      Nhấp vào nút Shortcut Key.Hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện.

4.      Trong hộp thoại Custumize,gõ phím hay tổ hợp phím muốn gán Symbol vào ô Press new shortcut key.

5.      Nhấp nút Assign, phím hoặc tổ hợp phím được gán sẽ tự động chuyển sang ô Current keys, Word sẽ ghi nhớ phím tắt này làm đại diện cho symbol.

6.      Nhấp Close đóng các hộp thoại.

            ÿ Lưu ý quan trọng:

             Hãy thận trọng trong việc gán phím tắt,  phải chắc chắn rằng tổ hợp phím này chưa dùng cho các chức năng khác của Word. Bằng không Word sẽ gán tổ hợp phím bị trùng cho symbol và “quên” đi tác vụ đã được gán cho nó trước nó.

             Ví dụ: Gán tổ hợp phím Ctrl + C cho symbol “(”

             Từ đây,  khi nhấn phím Ctrl + C, Word sẽ tự động chèn vào symbol “(” chứ không thực hiện chức năng Save nữa.

             Muốn tổ hợp phím Ctrl + C trở về chức năng ban đầu của nó (Save – lưu giữ liệu) phải xóa bỏ việc gán phím tắt cho symbol “(”.  Thực hiện như sau:

1.      Nhấp chọn menu Insert -> Symbol mở hộp thoại Symbol.

2.      Nhấp vào nút Short Key, mở tiếp hộp thoại Customize Keyboard.

3.      Trong hộp thoại này, chọn tổ hợp phím Ctrl + C ở ô Current keys.

4.      Nhấn nút Remove loại bỏ việc gán tổ hợp phím này cho symbol “(”

5.      Nhấp Close đóng các hộp thoại.

             Vậy là Word lại “nhớ” lưu dữ liệu khi nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.

5.Làm thế nào chèn thêm những đường kẻ dọc vào giữa các cột văn bản?

      Chèn thêm những đường kẻ dọc vào giữa các cột văn bản làm cho tài liệu sáng sủa và dễ đọc hơn.  Đường kẻ này càng có ích khi khoảng cách giữa các cột hơi bị hẹp.

      Để chèn thêm đường kẻ dọc vào giữa các cột, làm theo các bước như sau:

1.      Di chuyển điểm chèn đến đoạn chứa các cột muốn thêm các đường kẻ dọc.

2.      Nhấp chọn menu Format -> Columns hiển thị hộp thoại Columns.

3.      Nhấp chọn ô Line between.

4.      Nhấp OK.

      Đường kẻ dọc chỉ xuất hiện trên màn hình khi ở chế độ Page Layout View và trong màn hình Print Preview. Trong các chế độ hiển thị khác sẽ không thấy đường kẻ dọc này, nhưng vẫn thể hiện trên trang giấy khi in ra.

6.Tiêu đề đầu/cuối trang trong TL của tôi xuất hiện từ {Page} chứ không hiện ra số trang.  ?

      Word đã thực hiện chế độ hiển thị Field codes thay vì hiển thị kết quả của Field codes trong tài liệu này. Khi ấy, từ {Page} thay vì xuất hiện giá trị số trang thực sự. Ngoài ra,  hình ảnh,  công thức toán học… chèn vào văn bản cũng biến mất, xuất hiện các dòng chữ lạ ở vị trí ấy.  Việc hiển thị Field codes thật ra rất tiện lợi,  nhất là khi sửa đổi các code này. Tắt chức năng này vào thời điểm định dạng hoặc in tài liệu, Thực hiện các bước sau để tắt chức năng Field codes:

1.      Nhấp chọn menu Tool -> Options để hiển thị hộp thoại Options.

2.      Chọn tiếp thẻ View.

3.      Trong hộp thoại này, ở khung Show, xóa chọn ô Field codes.

4.      Nhấp OK.

             Tiêu đề đầu trang/cuối trang lúc này sẽ hiển thị số trang như mong muốn.

             Chuyển đổi qua lại giữa Field codes và kết quả của nó bằng cách di chuyển điểm chèn lên Field codes và nhấn tổ hợp phím Shift + F9.

7.Có thể nào hủy bỏ việc đánh số trang chỉ trên trang đầu của tài liệu không ?

             Word hiển thị số trang trên tất cả các trang của tài liệu khi dùng lệnh Insert ->Page Numbers.  Tuy vậy,  Word cũng cho phép hủy bỏ việc đánh số trang trên trang đầu tiên của tài liệu. Thực hiện như sau:

1.      Nhấp chọn menu Insert -> Page Numbers mở hộp thoại Page Numbers.

2.      Xoá chọn ô Show Number on First Page rồi nhấp OK.

             Chức năng hủy bỏ đánh số trang trên trang đầu tiên của tài liệu vẫn có ảnh hưởng khi sử dụng nút Insert Page Numbers trong hộp thoại Header and Footer chèn số trang vào tài liệu.

 8. Căn lề phải một phần ND của tài liệu trong tiêu đề đầu trang/cuối trang ?

             Để canh lề phải tất cả nội dung trong tiêu đề đầu trang/cuối trang, thực hiện như sau:

      Nhấp chọn menu View -> Header and Footer hiển thị hộp thoại Header and Footer.

      Khi ấy,  điểm chèn chuột nằm ở khung Header.

Ø      Nhấp nút biểu tượng Align Right trên thanh công cụ chuẩn.

Ø      Hoặc chọn menu Format -> Paragraph hiển thị hộp thoại Paragraph. Trong hộp thoại này,  ở hộp danh sách Alignment, chọn mục Right rồi nhấp OK.

      Trong trường hợp chỉ muốn canh lề phải phần nhỏ nội dung đã gõ vào trong tiêu đề đầu trang /cuối trang: ví dụ : Canh lề trái tên của dự án,  Canh giữa số trang và canh lề phải tên người thực hiện,  hãy sử dụng các bước Tab tạo hình thức canh lề hỗn hợp này.

      Muốn tạo ra Header hay Footer mang dáng vẻ như vậy, Thực hiện theo các bước sau:

1.      Nhấp chọn menu View -> Header and Footer hiển thị hộp thoại Header and Footer với khung Header.

2.      Chọn tiếp menu Format -> Tabs hiển thị hộp thoại Tabs.

3.      Muốn tạo Tab canh giữa (center tab),  gõ vào giá trị chỉ định vị trí chính xác giữa trang giấy trong khung Tab stop position, trong khung Alignment đánh dấu chọn nút Center, nhấn nút Set.

4.      Muốn tạo Tab canh phải (right tab), gõ vào giá trị chỉ định vị trí lề phải trong khung Tab stop position, trong khung Alignment đánh dấu chọn nút Right, nhấn nút Set.

5.      Nhấp OK chèn vào tiêu đề đầu trang/ cuối trang các điểm dừng Tab.

6.      Gõ vào đoạn văn bản muốn xuất hiện ở lề trái, chẳng hạn Dự án trồng rừng.

7.      Nhấn phím Tab đưa điểm chèn đến bước Tab canh giữa đã cài đặt,  nhấp vào biểu tượng có tên Insert Page number trên thanh Header and Footer để chèn số trang cho tài liệu.

8.      Nhấn phím Tab lần nữa đưa điểm chèn đến Tab phải đã cài đặt, gõ vào tên người thực hiện đề án : Nguyễn Anh Hùng chẳng hạn.

9.      Nhấp nút Close Đóng hộp thoại Header and Footer trở về màn hình văn bản.

9. Tôi đưa vào tài liệu ký tự đặc biệt (Symbol). Trên màn hình,  các biểu tượng xuất hiện,  nhưng khi in ra thì lại xuất hiện các khoảng trống. Sao lại thế?

      Đúng vậy, Word đang in tài liệu theo dạng “in nháp”(Draft), bỏ qua các “ký tự dạng đồ họa”,kể cả những biểu tượng mà Word tạo ra. Để Word in ra các ký hiệu đặc biệt này, thực hiện các bước sau:

1.      Chọn menu Tools -> Options.

2.      Trong hộp thoại Options, chọn thẻ Print, xóa chọn ô Draft Output rồi nhấp OK.

10.Cách nào chỉ in những trang lẻ của tài liệu?

      Có thể yêu cầu Word chỉ in các trang chẵn hay trang lẻ của tài liệu bằng cách theo các bước sau:

1.      Nhấp chọn menu File -> Print để hiển thị hộp thoại Print.

2.      Trong hộp danh sách Print ở cuối hộp thoại Print, chọn mục Odd pages (In trang lẻ) hay Even pages (in trang chẵn).

3.      Nhấp nút OK để in các trang đã chọn của tài liệu.

11. Tôi muốn in tài liệu của tôi trên cả hai mặt trang giấy.Tôi phải làm sao?

      Chỉ có thể in trên hai mặt của trang giấy nếu máy in được thiết để làm việc này.Đa số máy in không thực hiện được.  Muốn kiểm tra xem máy in có chức năng này hay không, hãy xem lại tài liệu máy in.

12. Khi in,  các trang giấy của tôi lại xuất hiện theo thứ tự ngược lại. Phải làm gì để khắc phục việc này?

      Nhiều kiểu máy in nạp giấy vào khác nhau. Theo mặc định, Word in trang đầu tiên trước, các trang còn lại tiếp theo sau. Tuy nhiên, một số máy in xếp các trang giấy theo kiểu trang đầu tiên lại nằm ở cuối, vì vậy cần phải sắp xếp lại các trang sau khi chúng in ra. Có thể cho in tài liệu theo thứ tự ngược lại để chúng được xếp chồng lên cho đúng.

      Muốn in tài liệu theo thứ tự ngược lại :

1.      Nhấp chọn menu Tools -> Options, rồi nhấp chọn thẻ Print.

2.      Đánh dấu chọn ô Reverse Print Order và nhấp nút OK.

      Lựa chọn in này sẽ là mặc định cho tới khi có thay đổi ngược lại.

13.Tôi chèn ngày, giờ vào tài liệu như thế nào ?

      Chèn Ngày,  Giờ hiện hành vào tài liệu theo các bước sau:

1.      Di chuyển con nháy tới vị trí muốn chèn Ngày hay Giờ, rồi nhấp chọn menu Insert -> Date and Time để hiển thị hộp thoại Date and Time.

2.      Chọn kiểu định dạng tùy ý trong hộp danh sách Available Formats.

3.      Nhấp chọn ô Update Automaticaly để Word tự động cập nhật thời gian.

4.      Nhấp nút OK chèn Ngày hay Giờ vào tài liệu theo định dạng đã chọn.

& Phím tắt:

Ø      Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + D để chèn Ngày.

Ø      Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + T để chèn  Giờ.

      Trong cả hai trường hợp,  Word sẽ chèn theo dạng Ngày/Giờ đã chèn vào lần trước.

14.Tôi muốn thêm LOGO của công ty vào tài liệu, có cách nào ?

      Công cụ AutoCorrect dễ dàng thực hiện việc chèn Logo vào bất kỳ tài liệu nào. Để dùng công cụ này, đầu tiên phải cài đặt logo này vào AutoCorrect. Word sẽ chèn Logo vào trong tài liệu bất cứ khi nào bạn gõ các ký tự đại diện gán cho Logo.

      Để cài đặt Logo vào AutoCorrect, theo các bước sau đây:

1.      Chèn Logo vào một tài liệu mới mở, rồi nhấp chọn Logo đó.

2.      Nhấp chọn menu Tools -> AutoCorrect. Một phân của Logo xuất hiện trong khung With.

3.      Gõ vào các ký tự đại diện trong khung Replace.Nên chọn nhóm ký tự nào sẽ không bao giờ sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khi nhập văn bản.

4.      Nhấp nút Add, rồi nhấp OK.

      Bây giờ, Logo đã được cài đặt thành một mục của AutoCorrect. Theo các bước sau đây để chèn nó vào trong tài liệu :

1.      Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chèn Logo trong tài liệu.

2.      Gõ vào từ dành riêng gán cho Logo rồi nhấn phím Spacebar.

      Logo sẽ xuất hiện tại vị trí điểm chèn hiện hành trong tài liệu.

      Nếu Logo không xuất hiện, trong hộp thoại AutoCorrect,  hãy kiểm tra lại xem đã đánh dấu chọn ô Replace Text as you type chưa.

15.Nút trên thanh công cụ quá nhỏ, có cách nào làm cho nó lớn hơn không?

      Để thay đổi kích thước của các nút trên thanh công cụ:

1.      Nhấp chọn menu Tools -> Customize.Chọn thẻ Options.

2.      Đánh dấu chọn ô Large Buttons và nhấp OK.

      Sau khi tăng kích thước các nút này, có thể phải sắp xếp lại các thanh công cụ để chúng xuất hiện đủ trên màn hình.

      Thật ra, mặc định về kích thước của các nút biểu tượng trong Word là tối ưu. Kích thước của các nút chi chọn Large Buttons là quá lớn so với màn hình.
                                                                                                             Thu thuat vi tinh
Ghi rõ nguồn Thu thuat vi tinh (dưới dạng liên kết) khi phát hành lại bài viết này.