98 câu hỏi về Word ( phần 3)

Đăng bởi Admin | 16/2/13 | 0 nhận xét

31. Để xóa bảng, tôi chọn bảng và nhấn phím Delete. Sao nó vẫn nằm ra đó ?

      Khi chọn bảng và nhấn phím Delete, Word chỉ xóa nội dung của bảng chứ cấu trúc bảng cùng các thông tin định dạng vẫn còn. Muốn xóa cả nội dung lẫn cấu trúc bảng, hãy đánh dấu chọn bảng, rồi nhấp chọn menu Table -> Delete Rows, hay nhấp chọn menu Edit -> Cut.

32. Muốn che giấu các đường kẻ ô của bảng, phải làm sao ?

      Để thể hiện hay giấu đi các đường kẻ ô của bảng (dùng để phân chia các hàng và cột), nhấp chọn menu Table -> Hide Gridlines. Chức năng này hoạt động theo kiểu bật / tắt. Vì thế nó sẽ thay đổi giữa Show/Hide Gridlines. Word không bao giờ in ra giấy các đường lưới, dù chúng hiển thị/bị giấu trên màn hình.

33. Tôi phải làm sao để tạo bóng (Shading) cho các ô của bảng hoặc cho các đoạn văn ?

      Dễ lắm ! Bạn làm như sau :

1.      Chọn các ô của bảng hoặc chọn đoạn văn bản muốn tạo bóng.

2.      Nhấp chọn menu Format ->Borders and Shading, chọn tiếp thẻ Shading.

3.      Chọn sắc độ xám (tính theo phần trăm) trong ô Fill. Nhấp OK.  Thế làø xong!

34. Muốn định dạng một bảng, làm theo cách nào thì nhanh nhất ?

      Word có chức năng gọi là Table AutoFormat cho phép nhanh chóng áp đặt một dạng thức nào đó lên phần bảng đã chọn.Muốn dùng chức năng Table AutoFormat trên một bảng có sẵn, thực hiện như sau:

1.      Di chuyển điểm chèn vào bảng muốn định dạng.

2.      Khởi động chức năng Table AutoFormat trên một bảng có sẵn thực hiện như sau:

Ø      Trỏ vào bảng và nhấp nút phải chuột để cho menu tắt xuất hiện, rồi chọn mục Table AutoFormat… Lúc này hộp thoại Table AutoFormat xuất hiện.

Ø      Hoặc nhấp chọn menu Table -> Table AutoFormat.

Ø      Hoặc nhấp nút AutoFormat trên hộp thoại Insert Table khi tạo bảng thông qua lệnh Table -> Insert Table. Cách này chỉ áp dụng cho các bảng mới tạo ra, chứ các bảng hiện hữu thì không dùng được.

3.      Khi hộp thoại Table AutoFormat xuất hiện, chọn một trong các dạng thức được định sẵn tại hộp danh sách Formats. Mỗi lần chọn một loại khác trong hộp danh sách Formats, khung Preview cạnh bên sẽ hiển thị dáng vẻ của bảng.

4.      Mỗi dạng thức gồm nhiều yếu tố như khung(Borders), bóng mờ(Shading), kiểu chữ(Font), màu sắc(Color), và khả năng tự so khớp(Autofit), tùy ý chọn các ô tương ứng với những yếu tố trên để xác định dạng thức. Chẳng hạn, nếu không muốn thay đổi kiểu chữ thì đừng chọn Font.

5.      Xác định các hàng đầu (Heading Row), cột đầu (First Column), hàng cuối (Last Column), để áp dụng những khai báo bổ sung của dạng thức được chọn. Những chi tiết ấy đều cần có bề ngoài khác với phần còn lại của bảng.

6.      Cuối cùng, nhấp OK để dạng thức đã định được áp dụng thực sự.

35. Khi bảng trải dài qua nhiều trang, tôi muốn hàng tiêu đề của bảng lại xuất hiện ở đầu trang sau để người xem phân biệt rõ các cột. Làm thêù nào?

 Word có thể cho lập lại một hay nhiều hàng ở đầu các trang có bảng. Bạn hãy làm như sau:

1.      Chọn một hay nhiều hàng thuộc về phần tiêu đề của bảng.

2.      Nhấp chọn menu Table –> Headings.

      Thế là Word đã hiểu những hàng nào đóng vai trò tiêu đề của bảng. Khi bảng kéo dài qua nhiều trang, Word sẽ tự động lập lại các dòng tiêu đề ở đầu mỗi trang. Tuy nhiên, khi dùng ngắt trang cứng (bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter), Word sẽ không lập lại các hàng tiêu đề như vừa nói.

36. Làm thế nào chèn thêm hàng, cột vào bảng ?

             Muốn chèn thêm cột vào bảng :

Ø      Chọn ô ở đúng vị trí muốn có cột mới, rồi nhấp chọn menu Table -> Insert Column (hoặc nhấp chuột phải vào bảng cho hiện menu tắt và chọn Insert Column trên menu đó).

Ø      Muốn chèn nhiều cột liên tiếp ở chỗ nào, chọn nhiều ô liên tiếp ở chính chỗ đó và thao tác theo cách như vừa nói. Kéo con trỏ qua đầu các cột, tại đúng vị trí muốn chèn các cột mới. Sau đó, nhấp chọn menu Table -> Insert Columns hoặc trên menu tắt(xuất hiện khi bạn nhấp nút phải chuột vào bảng)

      Các cột mới sẽ được Word chèn vào bên trái các cột đã chọn.

      Muốn chèn thêm hàng vào bảng, có những cách tương tự như  khi chèn cột:

Ø      Chọn các ô đúng vị trí muốn có các hàng mới, rồi chọn menu Table -> Insert Rows (hoặc nhấp nút phải chuột vào bảng cho hiện menu tắt và thao tác theo cách như vừa nói).

Ø      Kéo con trỏ qua cạnh trái của các hàng, tại đúng vị trí muốn chèn các hàng mới. Sau đó, chọn menu Table -> Insert Rows hoặc trên menu tắt (xuất hiện khi nhấp nút phải chuột vào bảng).

      Hai cách nói trên có tác dụng chèn thêm các hàng mới vào phía trên những hàng được chọn. Cách khác:

Ø      Khi đang ở ô cuối cùng của bảng, hãy gõ phím Tab, Word sẽ tạo thêm một hàng ở cuối bảng.

37. Tôi có một bảng đang nằm ở ngay đầu tài liệu. Tôi có thể thêm đoạn vào trước bảng không ?

      Muốn chèn thêm văn bản vào trước bảng (bảng nằm ở ngay đầu tài liệu), chỉ việc di chuyển đến đầu ô thứ nhất và nhấn phím Enter, Word sẽ thêm một dấu Paragraph mark vào phía trên bảng.  Từ chỗ ấy trở đi, có thể soạn thảo văn bản bình thường.

38. Có thể tách một ô thành nhiều ô không ?

      Được chứ. Để tách một ô thành nhiều ô, thực hiện như sau:

1.      Chọn một hay nhiều ô muốn tách.

2.      Nhấp chọn menu Table -> Split Cells.

3.      Theo mặc định, có thể tách một ô thành hai. Nếu muốn tách một ô thành nhiều ô, khai báo con số cụ thể trong Number of columns.

4.      Cuối cùng,  nhấp chọn OK.

      Khi tách ô, Word phân chia văn bản bên trong ô dựa trên các dấu phân đoạn (paragraph mark) có ở đó. Khi chỉ có một dấu phân đoạn,  đối với các ô vừa tách ra từ một ô ban đầu, Word sẽ đặt cả văn bản ở ô tận cùng bên trái, các ô bên phải để trống.   

      Khi ô được chọn để phân chia có nhiều dấu phân đoạn, Word sẽ phân phát mỗi phân đoạn cho một ô mới tạo thành.

39. Làm thế nào để cho một ô trải dài qua nhiều cột của bảng ?

      Hoàn toàn có thể gộp các ô ở cạnh nhau thành một ô duy nhất.

      Chỉ việc chọn các ô muốn gộp, rồi nhấp chọn menu Table -> Merge Cells.
      Các ô trên cùng hàng (và khác cột, dĩ nhiên ) sẽ được nhập thành một. Nội dung các ô ấy trở thành các đoạn văn trong cùng một ô (Word tạo dấu phân đoạn để phân biệt chúng,  nghĩa là nội dung của các ô nguyên thủy sẽ được phân cách bởi dấu paragraph mark trên ô mới)

40. Tôi muốn đặt bước Tab vào trong ô của bảng có được không?

      Bình thường, trong một bảng, khi nhấn phím Tab,  điểm chèn sẽ nhảy từ ô này sang ô khác.

      Việc chèn bước Tab vào trong ô của bảng biểu cũng thực hiện bình thường như đối với đoạn văn bản

       Muốn di chuyển đến bước Tab trong bảng biểu,  đặt điểm chèn đến ô có chứa bước Tab và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Tab.

41. Làm sao thay đổi chế độ canh lề đoạn văn bản trong một bảng?

      Nhập văn bản trên bảng cũng tuân theo quy tắc định dạng đoạn văn bản như đối với đoạn văn bản bình thường. Do đó việc định dạng lại các mục trong bảng vẫn theo lề lối chung.  Cụ thể,  hãy thao tác như sau:

1.      Chọn các ô,  các hàng hay các cột muốn hay đổi chế độ canh văn bản.

2.      Nhấp chọn menu Format -> Paragraph, hộp thoại Format Paragraph xuất hiện.

3.      Chọn thẻ Indents and Spacing.

4.      Chọn các chế độ canh chỉnh lề khác nhau trong hộp thoại Alignment.

5.      Nhấp OK.

Để cho nhanh, sau khi chọn các ô,  các cột hay hàng cần thiết,  nhấp vào biểu tượng canh lề trên thanh công cụ định dạng

Có các nút khác nhau ứng với từng chế độ canh chỉnh lề: canh trái(Align Left),  canh phải (Align Right), canh giữa (Center) hoặc canh đều hai bên (Justify).

42. Làm sao để thay đổi chiều rộng của cột trong bảng?

      Lúc đầu, Word tạo các cột của bảng có chiều rộng như nhau. Tuỳ theo yêu cầu, vẫn có hể điều chỉnh chiều rộng của cột. Có thể chủ động thay đổi chiều rộng cột hoặc cho Word toàn quyền điều chỉnh cột theo nội dung. Thao tác như sau:

1.      Đưa điểm chèn vào cột cần thiết, có thể chọn đồng thời nhiều cột nếu muốn chúng có chiều rộng như nhau.

2.      Nhấp chọn menu Table -> Cell Height and Width.

3.      Khi hộp thoại Cell Height and Width xuất hiện, nhấp chọn thẻ Column.

4.      Định chiều rộng cụ thể của cột bằng cách gõ số đo vào ô Width of Column và nhấp OK. Nếu muốn Word tự điều chỉnh chiều rộng cột thì chọn AutoFit.

      Điều chỉnh chiều rộng cột bằng cách kéo điểm phân chia tương ứng trên thước ngang (Nếu chưa thấy thước thì hiển thị nó).

+ Cách khác:

      Đưa con trỏ vào đường kẻ đứng, để con trỏ chuyển thành hình mũi tên “hai đầu trái phải”, rồi kéo đường kẻ ấy đến vị trí mới.  Động tác này có tác dụng thu hẹp hay mở rộng cột ở bên trái đường kẻ.

      Điều đáng chú ý là: Do sự thu hẹp hay mở rộng một cột, mọi cột ở bên phải cột ấy sẽ bị xê dịch ngang, sang phải hay sang trái. Do đó, chiều rộng toàn bảng toàn bảng sẽ tăng lên hay giảm xuống. Muốn cho chiều rộng toàn bảng không đổi, nhấn phím Shift hay Ctrl khi kéo đường kẻ đứng.

      Khi nhấn giữ phím Shift và kéo đường kẻ đứng, cột bên trái đường kẻ bị thu hẹp thì cột bên phải được mở rộng ra.

      Còn khi nhấn giữ phím Ctrl và kéo đường kẻ đứng, mọi cột bên phải đường kẻ được điều chỉnh lại đồng loạt và có chiều rộng như nhau.

43. Có thể phân chia một hàng của bảng ở chỗ sang trang hay không ?

      Không có trở ngại gì !Word cho phép chia hàng tại chỗ sang trang, nhờ đó một phần của hàng nằm ở trang trước,  một phần nằm ở trang sau. Một đường chấm chấm xuất hiện biểu thị chỗ sang trang.

1.    Chọn hàng muốn phân chia.

2.    Nhấp chọn menu Table -> Cell Height and Width, hộp thoại Cell Height and Width xuất hiện, nhấp chọn thẻ Row.

3.    Đánh dấu chọn ô Allow row to break across pages, rồi nhấp OK.

      Nếu không chọn ô Allow row to break across pages, khi không đủ chỗ cho hàng ở cuối trang, Word tự động “bê” nguyên hàng đó sang trang sau.Khi Word chặt một hàng ngay chỗ sang trang, thì một hàng lấm chấm sẽ xuất hiện ngang qua một hoặc nhiều ô trên bảng.

44. Tôi không muốn hàng của bảng bị chia ra ở chỗ sang trang. Vậy làm sao?

      Để Word khỏi chia hàng tại chỗ sang trang, thực hiện như sau:

1.      Chọn các hàng không muốn chia.

2.      Nhấp chọn menu Table -> Cell Height and Width, hộp thoại Cell Height and Width xuất hiện. Nhấp chọn thẻ Row.

3.      Xoá chọn ô Allow row to break across pages, rồi nhấp OK.

45. Tôi đưa công thức vào bảng nhưng không thích cái cách mà Word thể hiện kết quả : dấu Đô-la, các chữ số thập phân...Cho chúng biến đổi đi được không?

      Những chi tiết dấu đô-la, các chữ số thập phân... thuộc các dạng thức được áp dụng. Các công thức của Word có thể cho kết quả theo dạng công thức mặc nhiên hoặc dạng công thức riêng.

      Dạng thức mặc nhiên được thiết lập trong hộp thoại Regional Settings(thuộc Control panel của Windows). Nếu các trị số dùng trong công thức không có phần thập phân, kết quả của công thức sẽ có phần thập phân tối thiểu thôi(thể hiện hai chữ số sau dấu chấm thập phân ). Nếu các trị số dùng trong công thức có những kí tự định dạng nào đó như dấu đô-la hay dấu phẩy chỉ hàng ngàn,  kết quả thu được cũng sẽ có các dấu đó.

      Muốn thay đổi dạng thức của kết quả tính toán,  có thể làm như sau:

1.      Di chuyển điểm chèn đến công thức muốn thay đổi định dạng.

2.      Chọn menu Table ->Formula.Khi hộp thoại Formular xuất hiện, thì công thức ở ô hiện hành xuất hiện ở ô Formular.

3.      Nhấp lên hộp danh sách Number Format ở dưới,  chọn dạng thức có sẵn trong hộp danh sách hoặc đưa ra một dạng thức riêng tùy ý.

Trong các dạng thức có sẵn, có nhiều dạng thức thích hợp để ghi số tiền hay số phần trăm.  Ký tự # chỉ vị trí của vị trí của chữ số,  chữ số 0 để chỉ rằng chữ số 0 sẽ xuất hiện nếu không có chữ số tại vị trí đó.

Muốn thuận tiện,  nên chọn lấy một dạng thức có sẵn và sửa đổi nó. Chẳng hạn, có thể chọn $#,##0.000 ; ($#,##0.000) rồi đổi thành $#,##0;($#,##00) nếu không muốn có các chữ số sau dấu chấm thập phân. Dạng thức số gồm hai phần như trên là để phân biệt hai trường hợp áp dụng : cho số dương và cho số âm.

4.      Nhấp nút OK, bắt đầu áp dụng dạng thức mới.
                                                                                                             Thu thuat vi tinh